Automatizar aprobaciones sin código: cuando el problema es el proceso
Muchas mejoras que esperan a TI no necesitan una app nueva, sino orquestar aprobaciones. Cómo lo resuelve SAP Build Process Automation en utilities de LATAM.
En las utilities y empresas de oil & gas de América Latina, una parte del backlog que llega a TI no describe una aplicación. Describe una decisión que hoy pasa por correos, hojas de cálculo y llamadas de seguimiento. La automatización de procesos ya no es un tema lateral: según la investigación de SAPinsider, el 54% de las organizaciones calificó la automatización de procesos como extremadamente importante en 2024, frente al 40% de 2023 (SAPinsider, 2024). Antes de pedir una pantalla nueva, conviene hacerse otra pregunta: ¿lo que falla es la interfaz o el camino que recorre la decisión?
En la pieza anterior de esta serie vimos cómo un supervisor de campo puede llegar a un prototipo de app en una tarde. Esta entrega da el paso siguiente: qué hacer cuando la mejora no necesita una app, sino orquestación.
Cuando el problema no es la app
Los cuatro casos del cuadro son habituales tanto en una distribuidora como en una operación de hidrocarburos de la región: la nota de crédito por reclamo, la lectura atípica que hay que validar antes de facturar, la compra menor pedida desde campo y la excepción en una orden de corte y reconexión. Ninguno sufre por falta de dato, porque el dato ya vive en SAP S/4HANA o en SAP IS-U. Lo que falta es saber quién aprueba, bajo qué regla, en qué plazo y con qué trazabilidad.
Construir una app para cada caso resuelve la captura, no el enrutamiento. Lo habitual es terminar con una pantalla más elegante que desemboca, otra vez, en un correo reenviado tres veces.
El reloj que corre mientras el correo espera
En una empresa de servicios públicos ese retraso no es un detalle administrativo, porque muchas de estas decisiones tienen un plazo externo. Colombia es un buen ejemplo. La Ley 142 de 1994 consagra el silencio administrativo positivo cuando la empresa no responde recursos, quejas o peticiones dentro de los quince días hábiles siguientes a su presentación, salvo que el usuario haya auspiciado la demora o se haya requerido la práctica de pruebas. En ese caso, lo pedido por el usuario se entiende resuelto a su favor (Consejo de Estado, 2000). La regla sigue vigente: la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios la recuerda a los prestadores con base en el artículo 158 de esa ley, subrogado por el artículo 123 del Decreto Ley 2150 de 1995 (Superservicios, 2023).
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A([Recurso, queja o petición presentada]) --> B{¿Respuesta en 15 días hábiles?}
B -->|Sí| C([Decide la empresa])
B -->|No| D{¿Demora auspiciada o pruebas requeridas?}
D -->|Sí| E([Aplica la excepción])
D -->|No| F([Se entiende resuelto a favor del usuario])
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Visto así, una nota de crédito que espera la firma de un jefe de zona en vacaciones no es solo lentitud. Es el riesgo de que la decisión la tome la ley y no la empresa.
Por eso el diseño del flujo empieza por el plazo, no por la pantalla. Antes de abrir cualquier herramienta hay que contestar tres preguntas, en este orden, y cada una protege un tramo distinto del reloj:
| # | Pregunta de diseño | Qué protege frente al plazo |
|---|---|---|
| 1 | ¿Cuántos días consume cada aprobador? | Que la suma de todas las firmas quepa dentro de los quince días hábiles y no se descubra el exceso cuando ya venció. |
| 2 | ¿Qué pasa si uno no responde y a quién escala el caso? | Que una sola ausencia, como el jefe de zona en vacaciones, no detenga la solicitud completa. |
| 3 | ¿Cuándo vuelve la solicitud al analista con la respuesta lista para notificar? | Que quede tiempo para notificar al usuario antes del vencimiento, y no solo para decidir. |
Ninguna de ellas se contesta con una app de captura.
Una decisión con dueño, regla y plazo
Orquestar la decisión significa sacar la regla de aprobación de la cabeza de quien la conoce y escribirla una sola vez. SAP Build Process Automation está pensado para aplicar reglas de aprobación y monitorear en tableros el desempeño del proceso (SAPinsider, 2026). Esos tableros en tiempo real muestran dónde se acumulan los cuellos de botella (SAPinsider, 2026). En el reclamo con nota de crédito, eso permite ver en qué tramo del recorrido se demoran las solicitudes, un dato clave cuando hay un plazo legal de por medio.
Conviene dejar clara una frontera. La nota de crédito se sigue emitiendo en IS-U o en S/4HANA, igual que la facturación y el ciclo Meter-to-Cash. Lo que cambia es el recorrido previo: quién la autoriza, con qué soporte y en cuánto tiempo. Esa separación protege al núcleo de personalizaciones hechas solo para resolver un problema de enrutamiento.
Anatomía de un flujo de aprobación orquestado
El esquema muestra los roles y capacidades que el fabricante documenta, aplicados a una solicitud que debe resolverse dentro de un plazo:
Frente al correo, la diferencia no es estética: cada paso deja rastro, y el tiempo que consume cada aprobador se puede medir contra el plazo. Como referencia breve fuera de la región, SAPinsider documenta un fabricante de equipos médicos que sustituyó aprobaciones por correo con automatización basada en reglas sobre esta plataforma (SAPinsider, 2026).
Contar personas antes de dibujar el flujo
Antes de modelar el recorrido conviene hacer un conteo poco habitual: no de pantallas, sino de personas en la cadena de decisión. El fabricante distingue entre quien construye flujos, automatizaciones y decisiones y quien solo inicia la solicitud o participa en ella (SAP, 2026). En el reclamo, la proporción es muy desigual: un solo analista diseña la regla y muchos aprobadores, repartidos por zona, la ejecutan.
El robot que ejecuta un paso sin intervención humana se contrata como un complemento aparte (SAP, 2026). Por eso conviene reservarlo para el tramo de mayor volumen del recorrido, no para cada paso.
Ese mapa de personas define el alcance del primer piloto mejor que cualquier lista de funcionalidades. Antes de escalar, conviene validar el escenario con el ejecutivo de cuenta.
Quién puede cambiar la regla
Lo delicado de un flujo de aprobación no es construirlo, sino modificarlo. Umbrales de monto, aprobadores por zona o motivos de reclamo que no requieren segunda firma son decisiones del negocio, y deben poder ajustarse sin abrir un requerimiento a TI. Las conexiones con IS-U, los ambientes y la publicación de cambios siguen bajo control técnico.
Como referencia de una utility europea, Thames Water desplegó con el tiempo 30 bots que automatizaron 16 procesos, integrando flujos entre SAP ERP, SAP for Utilities y SAP CRM (SAPinsider, 2024). La implementación mantuvo limpio el núcleo ERP de cara a su migración a SAP S/4HANA (SAPinsider, 2026).
Cómo elegir el primer flujo
En nuestra práctica SAP en EvoTech Consulting recomendamos empezar por un flujo que cumpla cinco criterios. La tabla los aplica al caso que mejor los reúne, el reclamo de facturación con nota de crédito:
| Criterio | Qué verificar | En el reclamo con nota de crédito |
|---|---|---|
| Volumen | Alto y repetitivo, con aprobaciones que hoy dependen del correo. | La autorización viaja por correo reenviado entre aprobadores de zona. |
| Regla | Reglas de decisión que el negocio ya puede escribir sin ambigüedad. | Umbrales de monto, aprobadores por zona y motivos que no requieren segunda firma. |
| Dato | Datos que ya residen en IS-U o S/4HANA, sin crear objetos nuevos en el núcleo. | La nota de crédito se sigue emitiendo en IS-U o S/4HANA; solo cambia el recorrido previo. |
| Dueño | Un dueño de negocio identificable que responda por el resultado. | El analista que diseña la regla y lleva la respuesta hasta la notificación. |
| Medición | Un tiempo de ciclo medible antes y después, idealmente contra un plazo regulatorio. | En Colombia, el ciclo se contrasta con los quince días hábiles de la Ley 142 de 1994. |
Los reclamos de facturación con nota de crédito y las validaciones de lecturas atípicas suelen cumplir los cinco. Ese primer flujo libera a TI de una cola de pequeñas solicitudes y le devuelve tiempo para las integraciones complejas, como la normalización de eventos AMI hacia el núcleo.
Queda un riesgo: que cada nuevo flujo y cada nueva app terminen como otra pestaña olvidada en el navegador del usuario. La próxima pieza de esta serie aborda justamente eso: cómo SAP Build Work Zone crea un solo lugar para empezar el día.
Para seguir leyendo
| Artículo | Publicado | Qué aporta a este tema |
|---|---|---|
| La buena idea que muere en el backlog: el costo de esperar a TI | 4 oct 2026 | Pieza 1 de la serie: por qué las mejoras pequeñas de alto valor mueren en la fila de TI. |
| SAP Build sin ABAP: lo que el negocio puede construir por sí mismo | 13 oct 2026 | Pieza 2: el mapa de herramientas de SAP Build y la frontera entre negocio y TI. |
| Del boceto al prototipo: tu app de campo con SAP Build Apps | 17 oct 2026 | Pieza 3: cómo un supervisor de campo arma un prototipo móvil mientras TI gobierna la conexión. |
| Gobernar el SLA transversal: un caso, un reloj por reclamo | 4 sep 2026 | El plazo del reclamo gobernado desde un caso único, sin reaperturas ni doble gestión. |
| Caso cerrado, falla en el predio: servicio sin orden de campo | 17 oct 2026 | Qué pasa cuando el reclamo de reconexión no se convierte en orden de campo. |
| Catálogo de extensiones SAP: decidir una vez, no en cada ticket | 27 sep 2026 | Cómo registrar cada decisión de extensibilidad para no repetir el debate con cada requerimiento. |
Fuentes
- SAPinsider. «SAP Low Code Automation» (página temática con resúmenes de casos e investigación 2024-2025). 2026. https://sapinsider.org/topic/sap-application-development-integration/sap-low-code-automation/
- SAP SE. «SAP Build Process Automation pricing». 2026. https://www.sap.com/products/technology-platform/process-automation/pricing.html
- SAPinsider. «Build, Automate, and Scale Without Compromising Core Agility with SAP BTP». 2024. https://sapinsider.org/map/build-automate-and-scale-without-compromising-core-agility-with-sap-btp/
- Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Primera. Providencia del expediente 5975, 19 de mayo de 2000 (Gestor Normativo de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, CRA). https://normas.cra.gov.co/Gestor/docs/EX_05975.htm
- Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Oficio radicado No. 20238704684141, 29 de noviembre de 2023. https://www.superservicios.gov.co/sites/default/files/2023-12/20238704684141.pdf
Artículo de Edward Camacho Guerra, elaborado con apoyo de herramientas de inteligencia artificial y revisado y aprobado por el autor.
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